سامانه سبا جهت نظم بخشیدن به فعالیت های فروشندگان و پیگیری های آنان و همچنین جلوگیری از یکسان شدن پروژه های در دست پیگیری پرسنل فروش، سرعت بخشیدن به پیگیری هایی که می بایست توسط کاربران انجام شود و استخراج گزارشات مدیریتی از عملکرد پرسنل بازاریاب و فروشنده با توجه به وضعیت مذاکرات آنها طراحی و ایجاد گردیده است.
مجموعه هايي که محصولات خود را از طريق پيگيري (تماس مداوم با مشتريان بالقوه) به فروش می رسانند، مي توانند از سامانه مدیریت بازاریابی و فروش سبا استفاده نمايند و مديريت بسيار کاملی بر مذاکرات با مشتريان و وضعيت فروش محصول خود داشته باشند.
- آيا تا به حال به عنوان مديريت مجموعه خواستيد از تعداد مشتريان در حال پيگيري هاي پرسنل خود مطلع شويد؟
- آيا مي خواهيد بدانيد کدام يک از فروشندگان شما هستند که مشتريان خود را پيگيري نمي کنند؟
- آيا هنگامي که در مسافرت هستيد مي خواهيد امور فروش و پيگيري مشتريان خود را بررسي کنيد؟
- آيا مايل هستيد فروشندگان خود را براي پيگيري مشتريان راهنمايي کنيد؟
- آيا فروشندگان شما از تاريخچه صحبت با مشتريان بي اطلاع هستند و در هر تماس دقيقه هاي زيادي را صرف جستجو در سر رسيدهاي خود مي کنند؟
- آيا فروشندگان شما در هر روز مي خواهند پيگيري ها روز خود را مشاهده کنند؟
- آيا مايل هستيد بدانيد کدام يک از فروشندگان شما پيگيري هاي بهتر و فروش بيشتري را انجام مي دهد و بازده بيشتري براي مجموعه شما دارد؟
با سامانه سبا، مديريت سازمان يافته و منظم پيگيري هاي مجموعه تان را انجام دهيد و در هر جا و هر مکاني از وضعيت عملکرد فروشندگان خود مطلع شويد.
عملکرد کلی سایت بدین صورت است که پرسنل فروش و بازاریابان، اطلاعات مشتریانی که قصد پیگیری برای فروش محصول به ایشان را دارند در سایت درج می نمایند (هنگام درج اطلاعات مشتری، علاوه بر کلیه اطلاعات مربوط به مشتری و مجموعه وی، نوع محصولی که قصد فروش دارید، طریقه آشنایی، زمینه فعالیت و … قابل درج است) و سپس در هر مرحله شرح مذاکرات با مشتری درج خواهد شد.
جهت به وجود آمدن فضای رقابتی بین فروشندگان و بررسی امتیازات فروشندگان و عملکرد آنها، هنگام تغییر وضعیت هر مشتری امتیازات مثبت و منفی برای کاربران درج می گردد که در نهایت هر کاربر با توجه به کلیه اطلاعاتی که در سایت ثبت کرده است دارای امتیازی می گردد که این امتیاز می تواند ملاک مناسبی برای بررسی عملکرد آن فروشنده و کلیه فروشندگان نسبت به یکدیگر باشد.
کلیه وضعیت پیگیری مشتریان در سیستم به شرح ذیل خواهد بود:
1. در حال مذاکره: پس از ثبت مشتری وضعیت به این حالت تغییر خواهد کرد و عبارت است از حالتی که کارشناس فروش در حال مذاکره و ارتباط با کاربر بوده و این مذاکرات هنوز ادامه دارند و به فروش منجر نشده است و البته از حد مجاز زمان مذاکره (از زمان ثبت اطلاعات مشتری در سایت تا سه ماه آینده) عبور نکرده است! (1- امتیاز)
2. قطع مذاکره: مشتریانی هستند که کارشناسان فروش ضمن مذاکره با آنها به نتیجه نرسیده اند. مشتریان قطع مذاکره می توانند توسط سایر کارشناسان فروش در سایت مجددا فعال گردند و از تاریخ فعال سازی مجدد آنها، مشتری به نام آنها انتساب می یابد. (2- امتیاز)
3. معلق شده: مشتریانی هستند که کارشناس فروش قبل از بازه مجاز سه ماهه مذاکره، به این نتیجه میرسد که مذاکره و انجام معامله با آنها از توانایی های او خارج و به توانایی های سایر کارشناسان فروش نزدیک تر می باشد. (تا دریافت نشدن مشتری توسط کارشناس فروش دیگری در سیستم؛ این امتیاز منفی به حساب کاربر لحاظ نمی شود) (1- امتیاز)
4. قطعی شده: مشتریانی هستند که معامله با آنها انجام شده است. این مشتریان صرفا توسط کارشناس فروش مذاکره کننده قابل رویت هستند و از دید سایر کارشناسان فروش مخفی می ماند. چنانچه مجددا با مشخصات مشتری که با حالت معامله انجام شد، توسط کارشناس فروش دیگری اطلاعات ثبت گردد، قابل پذیرش است. (5 امتیاز)
5. منقضی شده: چنانچه کارشناس فروش پس از مهلت سه ماهه مذاکره با مشتری به نتیجه نرسد، وضعیت به صورت خودکار به منقضی شده تبدیل خواهد شد و دیگر کارشناسان فروش می توانند این مشتری را به خود انتساب داده و پیگیری نمایند. (2- امتیاز)
توجه: کلیه امتیازات توسط مدیریت سایت قابل تغییر خواهد بود.
عملکرد هوشمند سایت در شناسایی مشتریان تکراری درج شده در سیستم و اطلاع به کارشناسان فروش، باعث شده است که این سیستم از دیگر سیستم های CRM موجود متمایز شود. با استفاده از این سیستم مطمئن خواهید شد که کارشناسان فروش و بازاریابان شما در سرتاسر یک شهر یا حتی ایران، به هیچ وجه بر روی یک مشتری یکسان وقت و انرژی نخواهند گذاشت.
توجه: به دلیل واقعی بودن شماره ها و آدرس ها در تمامی قسمت های آموزش و توضیحات و دمو سایت، این موارد به صورت ستاره نمایش داده می شوند.
منو اصلی سایت، شامل گزارشات و قسمت های ذیل می شود:
کاربران:
1. مجموعه (دفتر):
با توجه به وسعت مجموعه خود می توانید دفاتر مختلف را در این قسمت درج کنید. کارشناسان فروش، اطلاعات مشتریان مربوط به دفتر خود را فقط مشاهده می نمایند. ولی در هنگام هشدار برای تکراری بودن مشتری، این بررسی بر روی کلیه مشتریان ثبت شده از کلیه مجموعه ها انجام خواهد شد.
2. بخش:
در این قسمت تعیین می نمایید که در هر مجموعه خود چه بخش هایی را دارید. مثلا در یک مجموعه بخش های فروش، اخذ نمایندگی، پشتیبانی و … وجود دارد.
3. گروه های کاربری:
در این قسمت گروه های کاربری و سطوح دسترسی مربوط به هر گروه را می توانید تعیین کنید. به طور مثال می توانید بنا بر دلایلی دسترسی به یک گزارش را به یک سری از کارشناسان فروش بدهید و از یک سری از آنها بگیرید.
4. کاربران مدیریت:
تعریف مدیران، کارشناسان فروش و بازاریابان در این قسمت انجام می گردد.
در هنگام تعریف کاربران کلیه اطلاعات آنها از جمله نام، نام خانوادگی، تصویر، تلفن، تلفن همراه، کد ملی، تاریخ تولد، تاریخ شروع و پایان قرارداد و … در سیستم قابل درج است.
سطوح دسترسی کاربر برای مشاهده اطلاعات در سایت با توجه به گروه کاربری و بخش وی تنظیم می گردد.
در صورتی که بخواهید یک فرد اطلاعات ثبت شده توسط چند بازاریاب / کارشناس فروش را مشاهده کند، می بایست این فرد را مدیر این کارشناسان قرار دهید.
برای هر کاربر می توانید حداکثر تعداد مذاکرات باز را نیز تعیین نمایید و در صورتی که هر کدام از کاربران تخلف نماید، تعداد حداکثر مذاکرات وی را کاهش دهید تا به نوعی برای وی جریمه ای در نظر گرفته شده باشد.
5. سمت کاربران:
کلیه سمت های موجود در مجموعه خود را در این قسمت درج نمایید. به طور مثال: مدیر، مدیر فروش، فروشنده و …
6. تعیین سمت کاربران:
در این قسمت تعیین می نمایید که هر کدام از کاربران تعریف شده در مجموعه شما چه سمتی را دارند و به چه کاری مشغول می باشند.
مشتریان و پیگیری ها:
1. لیست مشتریان من:
مشتریانی که توسط کاربر جاری در سیستم درج شده باشند، در این قسمت نمایش داده می شوند.
2. لیست مشتریان زیر مجموعه های من:
در صورتی که یک کاربر مسئول مدیریت مجموعه ای از کاربران باشد، در این لیست علاوه بر مشتریان درج شده توسط خودش، مشتریان زیر مجموعه های خود را نیز مشاهده می نماید و می تواند برای تمامی آنها مذاکرات جدید درج نموده و آنها را به طور کامل مدیریت کند.
3. لیست مشتریان همه کاربران:
در صورتی که کاربر مدیر به سیستم وارد شده باشد در این لیست، کلیه مشتریان درج شده توسط کلیه دفاتر و بخش ها را مشاهده می نماید و اگر کاربر کارشناس فروش به سیستم وارد شده باشد، فقط لیست کاربران خود را در لیست مشاهده می نماید.
4. لیست آزاد:
مذاکراتی که در وضعیت های، “معلق”، “قطع مذاکره” و “منقضی شده” باشد. در این لیست نمایش داده می شوند. تمامی کاربران می توانند این لیست را مشاهده نمایند و با مطالعه مذاکرات انجام شده و کلیه جزئیات مشتری، در صورت تمایل مشتری را به خود انتساب دهند.
با فشردن دکمه انتساب این مشتری به من؛ مشتری مورد نظر به کاربر منتسب می شود.
5. دسته بندی:
در صورتی که دسته بندی خاصی برای مشتریان در نظر دارید، آن را در این قسمت درج کنید.
6. محصول:
محصولاتی که به فروش می رسانید و برای آنها قصد بازاریابی و پیگیری دارید را در این قسمت ثبت نمایید.
7. زمینه فعالیت:
زمینه فعالیت مشتریان خود را در این قسمت درج نمایید.
8. بازاریاب:
در صورتی که بازاریاب حضوری در مجموعه شما وجود دارد و برای برخی مشتریان، بازاریاب اعزام می کنید، بایستی بازاریاب های خود را در این قسمت درج کنید و در هنگام ثبت مشتری، بازاریاب مد نظر را انتخاب کنید.
با مراجعه به صفحه هر مشتری خواهید دید که این مشتری از چه تاریخی در سایت توسط کدام یک از فروشندگان ثبت شده است و کلیه اطلاعات مشتری شامل: نام، نام خانوادگی، عنوان مجموعه، تلفن ها، آدرس و … را مشاهده کنید و ریز مکالمات انجام شده با این مشتری را به تفصیل مشاهده و مطالعه نمایید.
در هنگامی که اطلاعات مشتریان را مشاهده می کنید، می توانید با استفاده از دکمه هایی که وجود دارند، عملیات های ذیل را انجام دهید:
هر کاربر با توجه به وضعیت مذاکره و سطوح دسترسی خود هر یک از دکمه های ذیل را می تواند مشاهده نماید.
درج مذاکره جدید:
هنگامی که کارشناس فروش با مشتری تماس حاصل می نمایند، می بایست نتیجه مذاکره را در این قسمت درج کند.
تاریخ مذاکره بعدی بسیار مهم است که توسط کاربر درج شود. در صورتی که کاربر تاریخ مذاکرات بعدی را به درستی درج نماید، پس از ورود به سیستم می تواند گزارش پیگیری های روزانه خود را مشاهده و با مشتریان تماس حاصل نماید.
- درج نظر جدید:
مدیریت یا بازرس سایت، می توانند بر روی هر یک از مذاکرات نظر خود را درج نمایند که این نظر از دیدگاه مدیریتی در جهت پیشبرد مذاکره با مشتری و از دیدگاه بازرس در جهت جلوگیری از تداخل با اطلاعات دیگر مشتریان و هشدارهای مربوط به مشتریان راکد یا … قابل استفاده است.
- قطع مذاکره با مشتری:
در صورتی که روند مذاکره با مشتری به شکلی باشد که فروشنده به این نتیجه برسد که این مذاکره راه به جایی نخواهد برد و به قطعی شدن معامله نخواهد رسید، می تواند مذاکره را قطع نماید و بدین ترتیب مذاکره از لیست کاربر خارج می گردد و در لیست آزاد برای دیگر کاربران نمایش داده خواهد شد. (امتیاز منفی مربوطه نیز برای کاربر درج می گردد)
- معلق کردن مذاکره با مشتری:
در صورتی که کاربر بنا به هر دلیلی اعم از عدم توانایی در فروش و … مایل باشد مشتری خود را به کاربر دیگر منتقل نماید، می تواند مشتری را معلق نماید و کاربر دیگر در لیست آزاد مشتری را مشاهده کرده و آن را به خود انتساب دهد.
در صورتی که کاربر مایل باشد مذاکره ای را قطع کند، ابتدا می تواند آن را معلق کند تا در صورت دریافت مشتری توسط کاربر دیگر امتیاز منفی کمتری برای وی درج شود.
- قطعی کردن مذاکره (معامله انجام شد):
هنگامی که معامله به پایان میرسد و مشتری محصول مد نظر ما را خریداری می نماید، در این قسمت بایستی بر روی قطعی کردن مذاکره کلیک کنیم. پس از تایید قطعی کردن مذاکره، وضعیت مذاکره به قطعی شده تغییر خواهد کرد.
- انتساب این مشتری به من:
در صورتی که در لیست مشتریان آزاد اطلاعات هر مشتری را مشاهده نمایید و قصد انتساب این مشتری به خود را داشته باشید بایستی از این قسمت اقدام کنید.
- انطباق با مشتریان:
به مدیریت یا بازرس سایت این امکان را می دهد که مشاهده کنند، در هنگام ثبت اطلاعات مشتری توسط کارشناس فروش، چه لیست هشدار مرتبط با مشتری تکراری به وی نمایش داده شده است و وی با تایید عدم تکراری بودن اطلاعات این هشدار را رد کرده است.
گزارشات:
1. وضعیت مذاکرات کاربران:
جدول وضعیت مذاکرات و امتیازات کاربران شامل: جمع امتیازات، تعداد مذاکرات، تعداد در حال مذاکره، تعداد قطع مذاکره، تعداد معلق کرده، تعداد قطعی شده، تعداد منقضی شده و تعداد مذاکرات راکد در بازه های زمانی در این لیست نمایش داده می شوند.
با نگاه اجمالی به این لیست و همچنین مرتب سازی اطلاعات هر ستون به صورت صعودی و نزولی، می توانید کارشناسان فروش موفق / ناموفق خود را مشخص کنید.
با کلیک بر روی هر کدام از اعداد در این گزارش می توانید ریز اطلاعات مربوطه را مشاهده کنید.
2. نمودار امتیازات کاربران:
روند دریافت امتیازات مثبت و منفی به دلیل تغییر وضعیت مذاکرات با مشتریان در این لیست قابل مشاهده است، به عبارتی این لیست گزارش تفصیلی امتیازات کسب شده توسط یک کاربر یا همه کاربران است.
3. گزارش مذاکرات راکد:
منظور از مذاکره راکد مذاکره ای است که کارشناس فروش مدتی است آن را به هر دلیلی پیگیری نکرده است. این گزارش به مدیریت و حتی کارشناسان فروش این امکان را می دهد که مشاهده کنند کدام یک از مشتریان مدتی است پیگیری نشده اند.
توجه نمایید که مذاکراتی که بین 0 تا 7 روز از شروع آنها گذشته است در لیست مذاکرات راکد نمایش داده نمی شوند! و در واقع مذاکرات در جریانی هستند و به آنها راکد اطلاق نمی شود.
این بازه های زمانی با آیکون هایی نمایش داده می شوند که به شکل ذیل است:
مذاکراتی که بین 7 الی 14 روز از زمان آخرین پیگیری آنها گذشته است.
مذاکراتی که بین 14 الی 30 روز از زمان آخرین پیگیری آنها گذشته است. (به کاربر کارت زرد تعلق می گیرد)
مذاکراتی که بیش از 30 روز از زمان آخرین پیگیری آنها گذشته است. (به کاربر کارت قرمز تعلق می گیرد)
توجه: تمامی این بازه های زمانی قابل تنظیم می باشد و اعداد مطرح شده، اعدادی هستند که با بررسی های دقیق و کارشناسانه استخراح شده اند.
4. پیگیری های روزانه:
در صورتی که در هنگام درج مذاکرات با مشتریان، تاریخ مذاکره بعدی را با دقت و درست درج نموده باشید، این گزارش برای شما بسیار بسیار کاربردی خواهد بود.
هر روز که به سیستم وارد می شوید، با ورود به این گزارش می توانید مشاهده کنید که امروز می بایست کدام یک از مذاکرات خود را پیگیری می کرده اید و در آخرین مذاکره، چند روز قبل با مشتری مد نظر چه صحبت هایی را انجام داده اید.
5. نظرات مدیریت و پلیس سایت:
همان طور که خدمتتان عرض شد مدیریت و بازرس سایت می توانند نظرات خود را بر روی هر یک از مشتریان درج نمایند. اطلاعات درج شده توسط آنها در این گزارش به رویت کارشناس فروش / بازاریاب میرسد و آنها می توانند از دیدگاه مدیریتی در مورد مشتریان خود مطلع شوند.
پروفایل:
در صورتی که کاربر مایل باشد برخی اطلاعات شخصی خود را ویرایش نماید و یا رمز عبور خویش را تغییر دهد، بایستی از این قسمت اقدام نماید.
قوانین و مقررات وب سایت:
قوانینی که در مجموعه شما و نحوه مدیریت وب سایت توسط شما حاکم می باشد و جهت اطلاع فروشندگان و بازاریابان آنها را درج می نمایید تا از آنها اطلاع یابند.
پشتیبان گیری از اطلاعات:
مدیریت مجموعه یا کاربر تعیین شده توسط مدیریت در این قسمت می تواند از کلیه اطلاعات درج شده در سیستم پشتیبان گیری نماید.
پشتیبان گیری اطلاعات به صورت دوره ای حتما به کاربران توصیه می گردد.
توجه به نکات ذیل حائز اهمیت است:
- مدیریت سایت بایستی به گونه ای سطوح دسترسی را برای کاربران تنظیم نماید تا از دسترسی دیگر کاربران به اطلاعات اضافی و ناخواسته جلوگیری نماید.
- در تمامی قسمت های سیستم با باز کردن قسمت جستجو می توانید بر روی ریزترین جزئیات و اطلاعات جستجو کنید.
- کلیه اطلاعات درج شده در سایت قابل ویرایش و حذف خواهند بود.
- در هر قسمتی از سایت که باشید، با کلیک بر روی نام مشتری می توانید اطلاعات درج شده، مذاکرات انجام شده و به طور کلی وضعیت مشتری مد نظر را مشاهده نمایید.
در پایان امیدواریم که وب سایت فوق نیاز مجموعه شما را برآورده نماید و بتوانید با استفاده از آن در مدیریت هر چه بهتر مجموعه خود گام های محکمی بردارید.
موفق و سربلند باشید.